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Plazo para conservar los Documentos Contables

Según las normas mercantiles, los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relativos a la actividad deben conservarse durante al menos seis años contados a partir del último asiento realizado, sin embargo, esta regla tiene algunas excepciones derivadas de la normativa fiscal, por lo que no se debe destruir toda esta documentación. Aunque dicho plazo de seis años es superior al de cuatro, que es el plazo del que Hacienda dispone para revisar los impuestos, es precisamente la norma fiscal la que obliga a conservar ciertos documentos por más tiempo, aunque dicho plazo de seis años es superior al de cuatro, que es el plazo del que Hacienda dispone para revisar los impuestos…
May 26, 2020
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Redactado por: 
José Ant. Cubeles

Según las normas mercantiles, los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relativos a la actividad deben conservarse durante al menos seis años contados a partir del último asiento realizado. Sin embargo, esta regla tiene algunas excepciones derivadas de la normativa fiscal, por lo que no se debe destruir toda esta documentación.

Aunque dicho plazo de seis años es superior al de cuatro, que es el plazo del que Hacienda dispone para revisar los impuestos, es precisamente la norma fiscal la que obliga a conservar ciertos documentos por más tiempo. Aunque dicho plazo de seis años es superior al de cuatro, que es el plazo del que Hacienda dispone para revisar los impuestos, es precisamente la norma fiscal la que obliga a conservar ciertos documentos por más tiempo. Hay que tener en cuenta que el plazo de cuatro años del que dispone Hacienda para revisar puede interrumpirse, bien por algún acto de su empresa como la presentación de una complementaria, bien por actos de la propia Administración como el inicio de una inspección que finaliza con una liquidación provisional. En estos supuestos, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo, por lo que la empresa deberá guardar los documentos al menos cuatro años más desde la interrupción.

Por otro lado, en caso de que una operación tenga incidencia en declaraciones del Impuesto sobre Sociedades de ejercicios futuros, también se deberá conservar la documentación hasta que ya no puedan revisar dichos ejercicios.  Por ejemplo, en el caso de activos que se amorticen, se deberá conservar la factura de compra al menos hasta que ya no puedan revisarle el ejercicio en el que los haya amortizado totalmente.

Si en un ejercicio se obtiene pérdidas y se genera una base imponible negativa (BIN) pendiente de compensar, o bien si generen deducciones que quedan pendientes de aplicar, se deberá conservar toda la documentación acreditativa durante al menos diez años. Transcurridos esos diez años, y mientras dichas BINs y deducciones estén pendientes, sólo se deberá conservar la declaración del año en que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio a los simples efectos de justificar la existencia de las BINs, sin que Hacienda pueda ya modificarlas.

Por último, si se adquieren inmovilizados para la actividad por más de $3.005,06 euros, se deberá conservar las facturas de adquisición un mínimo de 9 años, si son bienes muebles, y de 14 años, si son inmuebles pues para este tipo de bienes existe un período de tiempo posterior a la compra en el que es posible que deba “regularizarse” parte del IVA deducido en la adquisición, por lo que Hacienda exige que se conserven las facturas durante dicho período.

En caso de que alguna operación tenga incidencia en declaraciones de IVA o Impuesto sobre Sociedades de ejercicios futuros, se deberá conservar la documentación hasta que ya no puedan revisar dichos ejercicios.

Si tiene alguna pregunta sobre estos plazos, no dude en contactarnos.

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